有一种为公司节约成本的方式，那就是媒体选择上的技能。
对于活动运营企业来说，媒体的选择具有其奇特的优势。
首先，它是内容制造商，活动本身就有可能吸引媒体进行免费的报道，好比说“超级女声”就常常成为各种媒体竞相报道的题材;
其次，活动运营公司对媒体的选择自主性比较强，可以依据活动的不同类型与特色选择媒体。
通常而言，年会预算包括以下几个方面：1、交通费用交通费用可以细分为：(1) 会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(2) 欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/
厅费用具体可细分为：(1) 会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2) 会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。
另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3) 会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。
如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4) 其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、餐饮费用(1) 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(2) 中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。
如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3) 酒水及服务费通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。
在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4) 会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。
通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5) 联谊酒会/
舞会事实上，联谊酒会/
舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。
但酒会/
舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
(6) 其他——点心、水果及调制色酒4、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。
如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理5、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。
在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
6、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、年会策划、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。
年会策划费用包含：1、交通费用，包括员工前往年会场地以及运输活动物料所产生的费用；
2、场所费用，不同年会举办地所产生的费用也不同，其中还涉及到设备器材运输所产生的费用；
3、住宿费用，年会举办地点在外地，期间就涉及到住宿费；
4、餐饮费用，年会需要提供系列食物和酒水，这些都是餐饮部分的费用；
5、其它费用，以防其它临时性工作产生的费用。
1、交通费用有些公司的年会地址并不是在公司内部，需求前往指定酒店，能够让职工自行前往或用专车接送，这便是首要的交通费用，其次，年会现场还需求进行许多物料运送，这也要算进交通费用之中。
2、场所费用年会举行的地址不同，场所的费用也有很大的差异，或许还需要一些专门的作业人员进行帮忙或许运用一些额定的设备器件，这些都是场所发生的费用。
3、住宿费用一些规划较大的企业，年会或许需求前往总部举行，一些区域的职工参与年会就需求去往外地，公司应该组织这些职工的住宿，因而在进行年会策划的时分，不要疏忽了住宿费的核算。
4、餐饮费用年会不同于公司的日常会议，年会需求预备一些食物和聚餐，因而依据各个公司的具体情况，要将餐饮费核算清楚。
5、其它费用举行年会的时难免会有一些其它的琐碎工作，这些工作也会发生必定的开支，因而在年会策划的时，必定要为这个部分开支预留一定的费用。
年会策划费用分配包括：1、年会策划场地用餐费用，这个还要根据场地及企业的预算而定具体费用；
2、年会策划布置费用，从策划、执行、设备设施、节目演艺、人员匹配等着手；
3、年会策划宾客接待费用，包括送给宾客的伴手礼以及宾客的吃住行费用；
4、年会策划员工福利费用，主要是领导给员工发放的福利。
1、年会策划场地用餐费用场地用餐的费用是占整个年会总策划的百分之三十，主要是整个年会场地用餐、酒水等这个费用主要看企业的预算，以及定的酒店场地的档次情况。
2、年会策划布置费用要想一场年会出效果，那需要请年会策划公司为自己精心打造一场晚会，策划公司主要提供活动整体策划、执行、灯光、音响、舞台、活动整场效果布置、节目演艺、摄像摄像、主持、化妆师等。
3、年会策划宾客接待费用企业举办一场年会需要宴请到宾客的，邀请的伴手礼、宾客的坐车费用或者有一些需要住宿的费用，这些宾客接待费用占活动的5%~10%左右。
4、年会策划员工福利费用在年会现场，领导、董事长都发一些员工福利做为嘉奖等，这方面占整个年会的活动的20%。
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